Freelance HR Coördinator
(Recruitment, HR Services en Administratie)
Wij zijn op zoek naar een ervaren HR Coördinator (freelance) voor onze plant in Lommel, die een sleutelrol speelt in zowel het recruitmentproces als de administratieve HR-ondersteuning voor onze twee locaties. In deze functie ben je de essentiële tussenschakel tussen de recruitmentafdeling, de HR Manager en de Operations Managers. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren van het volledige recruitmentproces en zorgt voor een efficiënte administratieve verwerking van personeelswijzigingen, arbeidsvoorwaarden en interne processen voor de vestiging in Lommel. Daarnaast zorg je ervoor dat de administratieve taken voor Sint-Truiden vanuit Lommel worden beheerd.
Je ondersteunt zowel de recruitmentafdeling als de HR Manager door de voortgang van wervingsprocessen te monitoren, administratieve processen te stroomlijnen en te zorgen voor een soepele doorstroming van informatie tussen alle betrokken partijen. Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor interne afdelingen en externe partners, en zorgt ervoor dat alle administratieve HR-taken vlot verlopen voor beide locaties.
Jouw taken en verantwoordelijkheden:
1.Recruitment en Wervingsproces (Lommel):
- Fungeren als de verbinding tussen de recruitmentafdeling, de HR Manager en de Operations Managers, door een efficiënt wervings- en selectieproces te coördineren en rapporteren.
- Communiceren van de voortgang van wervingscampagnes en de status van kandidaten aan de HR Manager en andere relevante stakeholders.
- Aansteken van feedback van managers over het wervingsproces en proactief de nodige aanpassingen doorgeven aan de recruitmentafdeling.
- Coördineren van het volledige recruitmentproces voor de plant in Lommel: vacatureaanvragen, procesopvolging in overleg met managers en HR, en zorgen voor een efficiënte doorstroming van het proces
- Fungeren als contactpersoon voor interne afdelingen (zoals operations managers) en externe partijen (zoals wervingsbureaus en uitzendkantoren).
- Organiseren van interne communicatie over openstaande vacatures (vacatureborden, mailings en communicatie met partners).
- Ondersteunen van managers bij hun beslissing over openstaande vacatures en zorgen voor een vlotte voorbereiding en opvolging van het proces.
- Opstellen en beheren van rapportages met betrekking tot de recruitmentstatus (gespreksrondes, kandidaatstatus, assessments, bezettingsgraad)
- Begeleiden van de testperiode in samenwerking met L&D.
2. Administratieve HR-ondersteuning (Lommel en Sint-Truiden):
- Opstellen van arbeidsvoorwaarden en administratieve afhandeling van indiensttredingen, uitdiensttredingen en interne doorstroom, inclusief checklisten en rapportages.
- Coördineren van administratieve processen in systemen zoals Acerta, Syncore en andere relevante HR-tools.
- Beheren van personeelswijzigingen (zoals loonaanpassingen, kilometervergoeding) en het up-to-date houden van relevante systemen.
- Verwerken van ziekteattesten, klein verlet, en andere personeelsgerelateerde documenten.
- Aandacht voor loopbaanonderbrekingen: opstellen van addenda en aanpassen van verzekeringen en systemen
- Verantwoordelijk voor de verwerking van diverse administratieve taken, zoals fietslease en geboorteaangiftes.
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, het beantwoorden van vragen en het doorverwijzen naar de juiste afdelingen.
- Administratieve ondersteuning voor de plant in Sint-Truiden. Dit betreft onder andere contracten, systemen en personeelswijzigingen.
3. Onboarding en Communicatie:
- Organiseren van onboardingactiviteiten en zorgen voor duidelijke communicatie met betrokkenen zoals shiftleaders, lesgevers, receptie, L&D, HSE en andere afdelingen.
- Aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers en ondersteuning bieden tijdens hun inwerkperiode.
4. Ad hoc taken:
- Diverse ad hoc HR-taken uitvoeren ter ondersteuning van het HR-team.
Profiel:
• Minimaal 3 jaar ervaring in een HR-gerelateerde functie, met focus op zowel recruitment als administratieve processen.
• Ervaring met HR-tools zoals Acerta, Syncore (of vergelijkbare systemen).
• Sterke communicatieve vaardigheden en organisatorisch talent.
• Zelfstandig, proactief en flexibel in een dynamische werkomgeving.
• Bereid om fysiek aanwezig te zijn in Lommel en administratieve taken voor Sint-Truiden te beheren.
Hoe solliciteer je?
Je kunt solliciteren via de knop 'solliciteer direct' inclusief CV en motivatiebrief. Voor meer informatie kun je ons Recruitment Team mailen via RecruitmentBE@Farmfrites.com